Le rôle d'administrateur d'une compagnie peut entraîner pour cette personne, des responsabilités si elle fait défaut de respecter certaines obligations légales.
Ces responsabilités sont établies tant dans la Loi sur les compagnies que dans d'autres lois.
Dans un premier temps, nous énumérerons les causes de responsabilités prévus dans la Loi sur les compagnies. Par la suite nous verrons les cas de responsabilités plus importants prévus en vertu des lois fiscales.
La Loi sur les compagnies impose l'obligation pour les administrateurs de s'assurer que la compagnie respecte certains tests de solvabilité avant de poser certains gestes. Ainsi, la compagnie ne peut acquérir des actions et les payer, déclarer ou payer un dividende, accorder une aide financière à un actionnaire, réduire le montant de son capital-actions, fusionner avec une autre entreprise ou réduire son capital, si la compagnie ne rencontre pas certains tests de solvabilité qui font en sorte que, si suite à ces actes, la compagnie ne peut acquitter son passif à échéance ou si la valeur comptable de son actif est inférieure au total de son passif et de son compte de capital-actions émis et payé, l'administrateur devient responsable des pertes subies par la compagnie.
D'autres responsabilités établies par la Loi sur les compagnies incombent aux administrateurs. Ainsi, si une compagnie procède à sa dissolution volontaire, les personnes qui agissent comme administrateurs de cette compagnie lors de cette dissolution deviennent conjointement et solidairement responsables des dettes de la compagnie existant lors de la dissolution envers tout créancier qui n'a pas donné son consentement à cette dissolution, à moins que l'administrateur poursuivi n'établisse sa bonne foi. De même les administrateurs d'une compagnie sont solidairement responsables envers ses employés jusqu'à concurrence de six (6) mois de salaire pour services rendus à la compagnie pendant le mandat de l'administrateur.
L'administrateur doit donc agir avec prudence lorsqu'il pose des actes importants à titre d'administrateur. Il ne doit pas hésiter à consulter des experts (avocats ou comptables) puisque l'article 123.84 de la Loi sur les compagnie établit même une présomption de conduite favorable à l'administrateur, s'il se renseigne avant de poser un acte. Cet article se lit comme suit :
Loi sur le ministère du revenu
Article 24.01.
Lorsqu'une société a omis de remette au ministre au montant prévu à l'article 24 ou de déduire, retenir ou percevoir un montant qu'elle devait déduire, retenir ou percevoir en vertu d'une loi fiscale ou de payer un montant qu'elle devait payer à titre d'employeur en vertu de la Loi sur le régime de rentes du Québec (chapitre R-9), de la Loi sur les normes du travail (chapitre N-11), de la Loi favorisant le développement de la formation de la main-d'ouvre (chapitre D-07.10 ou de la Loi sur la Régie de l'assurance-maladie du Québec (chapitre R-05), ses administrateurs en fonction à la date de l'omission deviennent solidairement débiteurs avec celle-ci de ce montant ainsi que des intérêts et pénalités s'y rapportant dans les cas suivants :
a) lorsqu'un bref d'exécution à l'égard de la société est rapporté insatisfait en totalité ou en partie à la suite d'un jugement rendu en faveur du sous-ministre en vertu de l'article 13;
b) lorsque la société fait l'objet d'une ordonnance de mise en liquidation ou devient faillie au sens de la Loi sur la faillite et l'insolvabilité (lois révisées du Canada (1985), chapitre B03) et qu'une réclamation est produite.
Article 24.0.2
L'article 24.01.1 ne s'applique pas à un administrateur qui a agi avec un degré de soin, de diligence et d'habileté raisonnable dans les circonstances ou qui, dans ces mêmes circonstances, n'a pu avoir connaissance de l'omission visée par cet article.
Loi sur la taxe d'accise
Article 323. (1) Les administrateurs de la personne morale au moment où elle était tenue de verser une taxe nette comme l'exigent les paragraphes 228 (2) ou 2.3), sont en cas de défaut par la personne morale, solidairement tenus, avec cette dernière, de payer cette taxe ainsi que les intérêts et pénalités y afférents.
.(3) L'administrateur n'encourt pas de responsabilité s'il a agit avec autant de soin, de diligence et de compétence pour prévenir le manquement visé au paragraphe (1) que ne l'aurait fait une personne raisonnablement prudente dans les mêmes circonstances.
Donc, il est très important que l'administrateur, pour éviter cette responsabilité, agisse avec diligence et responsabilité raisonnable. Pour prouver sa bonne foi, l'administrateur doit donc s'assurer que la compagnie respecte ses obligations à l'égard des lois fiscales. Pour démontrer cette prudence de l'administrateur, il est recommandé que l'administrateur établisse par écrit des procédés de suivi des remises de taxes ou déductions à la source, que des demandes adressées au contrôleur de la compagnie pour s'assurer que les remises sont faites et que l'administrateur effectue un suivi diligent de la situation financière de l'entreprise, il en va de la sécurité de l'administrateur.
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